Myteknusing: Er statens bruk av IT-konsulenter sløsing med skattepenger?

Digi.no, Aftenposten og flere andre medier har publisert slike artikler med overskrifter som: 

• Staten brukte 12 milliarder på konsulenter. Sløsing med skattepenger, mener Sp
• Staten foreslår å opprette konsulenthus: God idé, mener Gard, som brukte konsulenter for 110 millioner
• Analyse: Statlig konsulenthus – gammel løsning på nye problemer
• Sparer 1 million per innleide konsulent
• Konsulenter koster 2-3 ganger så mye som faste ansatte

Men er dette egentlig sant? La oss ta en faktabasert gjennomgang av påstandene.

Er konsulenter virkelig 2-3 ganger dyrere enn fast ansatte?

Dette er kanskje den vanligste påstanden, men den bygger på en fundamental regnefeil. Når noen hevder at konsulenter er så mye dyrere, sammenligner de ofte bare bruttolønnen til en ansatt med timeprisen til en konsulent i ett år, uten å ta hensyn til alle tilleggskostnadene som følger med en fast ansettelse.

Hva koster en it-konsulent?

La oss se på faktiske tall:

• En IT-konsulent koster typisk mellom 1000-2000 kroner per time (egne erfaringstall)
• Med 1400-1900 fakturerbare timer i året blir det kanskje i snitt ca. 2,3 millioner per konsulent
• En fast ansatt IT-spesialist i staten har en årslønn på rundt 800.000 kr (Se her, justert for lønnsvekst fra 2023 - 2024)

Ved første øyekast kan det se ut som konsulenten er nesten 3 ganger så dyr. Men dette er før vi legger til alle de andre kostnadene ved å ha ansatte:

• Arbeidsgiveravgift, feriepenger og pensjon (minst 25-30% av lønnen)
• Kompetanseutvikling og sertifiseringer (kurs, konferanser, studiepermisjon)
• Sykefravær og foreldrepermisjon (inkludert vikarbruk)
• Sosiale kostnader(arrangementer, teambuilding)
• Ikke-fakturerbar tid (interne møter, administrativt arbeid)

Det er verdt å merke seg at noen kostnader er felles for både ansatte og konsulenter:

• Kontorplass, utstyr og programvare trengs for begge grupper
• Administrative kostnader gjelder også for konsulenter, men i mindre grad (færre HR-prosesser, enklere oppfølging)

Når man justerer for disse faktorene, viser våre beregninger og erfaringer at den reelle merkostnaden for konsulenter ligger på 40-50% sammenlignet med fast ansatte - ikke 200-300% som ofte påstås. 

Hva gjør egentlig disse konsulentene?

En annen vanlig misforståelse er at konsulenter primært er kommunikasjonsrådgivere eller bistår ledelsen i statlige organisasjoner. Senterpartiet har for eksempel uttalt at konsulenter "oftere og oftere blir en del av beslutningsgrunnlaget for regjeringen", og at "statsråden kan si at vi fikk en rapport som sier at vi må gjøre sånn og sånn, i stedet for å stole på eget embetsverk."

Dette viser en fundamental mangel på forståelse for hva konsulenter faktisk gjør i staten. Hvis vi ser på NAVs konsulentkjøp for 2023, utgjorde kommunikasjonsrådgivning bare ca. 2% av de totale konsulentkostnadene.

Hovedvekten av konsulenter i staten er:

• Systemutviklere
• UX-designere
• Tekniske arkitekter
• Testere og testledere
• Prosjektledere for IT-prosjekter
• Spesialister innen sikkerhet, data og infrastruktur

Disse jobber med konkrete digitale løsninger og tjenester for innbyggerne, ikke med rapporter til politikere.

Konsulentfirmaenes fortjeneste - hvor stor er den egentlig?

Noen tror at en stor del av konsulentkostnaden går til fortjeneste i konsulentselskapene. Men hvor stort er overskuddet egentlig?

De fleste IT-konsulentselskaper opererer med driftsmarginer på mellom 5-20%. Selskaper med høyere marginer enn dette har typisk enten:

• Inntekter fra salg av produkter, abonnementer eller SaaS-løsninger i tillegg til konsulenttimer
• Lønnsmodeller der de ansatte får bonus eller overskuddsdeling etter at resultatet er beregnet

Dette betyr at den reelle fortjenesten i konsulentfirmaene er langt lavere enn mange tror.

Hvorfor trenger staten konsulenter i det hele tatt?

Det er tre hovedgrunner til at organisasjoner, inkludert staten, leier inn konsulenter:

1. Kompetanse: Tilgang til spesialistkompetanse man ikke har eller i liten grad sitter med selv
2. Kapasitet: Behov for ekstra arbeidskraft i perioder med høy belastning
3. Friske øyne: Ønske om å få inn nye perspektiver og erfaringer fra utenfor organisasjonen

Når vi ser nærmere på disse hovedgrunnene, kan vi identifisere flere konkrete fordeler:

Kompetansefordeler:

• Spisskompetanse: Tilgang til eksperter innen smale fagfelt som organisasjonen trenger sjelden
• Kunnskapsoverføring: Konsulenter bringer med seg erfaringer fra mange ulike prosjekter og organisasjoner

Kapasitetsfordeler:

• Prosjekt-"kuler": De fleste IT-prosjekter har en "kul" med økt bemanningsbehov i implementeringsfasen
• Raskere oppstart: Rekrutteringsprosesser i staten kan ta lang tid
• Fleksibilitet: Mulighet til å skalere opp og ned etter behov
• Utskiftbarhet: Dersom en konsulent ikke leverer som forventet, kan vedkommende byttes ut langt enklere enn en fast ansatt

"Friske øyne"-fordeler:

• Nye perspektiver: Konsulenter kan utfordre etablerte sannheter i organisasjonen
• Erfaringsoverføring: De kan ta med seg beste praksis fra andre virksomheter
• Objektivitet: En utenforstående kan lettere peke på problemer som interne medarbeidere har blitt "blinde" for

Konklusjon: Er konsulentbruk sløsing?

Basert på faktiske tall og en realistisk forståelse av hva konsulenter gjør, er svaret nei - statens bruk av IT-konsulenter er ikke nødvendigvis "sløsing med skattepenger", som enkelte politikere hevder.

Å bemanne opp en organisasjon for å kunne håndtere prosjekttopper ville faktisk være mer kostbart i det lange løp. De fleste IT-prosjekter har perioder med høyt ressursbehov etterfulgt av lavere behov i forvaltningsfasen. En organisasjon som skulle dekke alle slike topper med fast ansatte ville ende opp med betydelig overkapasitet i periodene mellom prosjektene.

Er 40-50% merkostnad likevel for mye?

Selv om konsulenter koster ca. 40-50% mer enn fast ansatte, er det viktig å spørre: Er dette egentlig "bortkastede penger"? Det er flere grunner til at merkostnaden kan forsvares og faktisk gi god avkastning.

Fordeler med en it-konsulent

1. Risikostyring ved bemanningssvingninger.

   Ved prosjektbasert arbeid unngår organisasjonen å bygge opp kapasitet som senere blir overflødig. Kostnadene ved nedbemanningsprosesser (både økonomisk og menneskelig) kan overstige merkostnaden ved midlertidig innleie.

2. Prosjektkvalitet og hastighet.

   Konsulenter med spesialistkompetanse kan levere høyere kvalitet raskere, særlig innen nisjeområder. Et prosjekt som leveres tre måneder tidligere kan gi betydelig forretningsmessig verdi som langt overstiger merkostnaden for konsulentbruk.

3. Kunnskapsoverføring.

   Dyktige konsulenter bringer med seg beste praksis fra mange ulike organisasjoner og prosjekter. Denne kompetanseoverføringen til faste ansatte representerer en langsiktig investering som gir avkastning lenge etter at konsulenten er borte.

4. Redusert risiko for feilansettelser.

   Feilansettelser er svært kostbare for organisasjoner. Flere analyser og bransjekilder anslår at kostnaden ved en feilansettelse typisk utgjør omkring 1,5 ganger årslønnen for stillingen. Disse kostnadene inkluderer både direkte utgifter (rekrutteringsprosessen, juridisk bistand ved oppsigelse, etterlønn og sluttvederlag) og indirekte kostnader (tapt produktivitet, påvirkning på arbeidsmiljø og bedriftskultur, skadet omdømme, og tapte forretningsmuligheter).

   En rekrutteringsprosess alene kan kreve nærmere 80 timer med arbeid fordelt på flere ansatte, og ved en feilansettelse må denne prosessen gjøres på nytt. For en IT-spesialist med 800.000 kr i årslønn kan de totale kostnadene ved en feilansettelse dermed overstige 1,2 millioner kroner. Med konsulenter kan man derimot enkelt avslutte samarbeidet om det ikke fungerer, uten de omfattende prosessene og kostnadene som følger med avvikling av et ansettelsesforhold.

5. Innovasjon og fornyelse.

   Eksterne konsulenter kan utfordre etablerte sannheter og bringe inn nye perspektiver. Dette kan være særlig verdifullt i organisasjoner der "slik har vi alltid gjort det"-mentaliteten har fått fotfeste.

6. Teknologisk fleksibilitet

   I et arbeidsmarked med rask teknologisk utvikling kan det være mer fornuftig å hente inn nøkkelkompetanse for spesifikke teknologier etter behov, fremfor å ansette fast på kompetanse som kanskje blir utdatert om få år.

Konklusjon

Når man tar disse faktorene i betraktning, kan 40-50% merkostnad faktisk representere en god investering snarere enn bortkastede penger. Den optimale løsningen for de fleste organisasjoner er en gjennomtenkt kombinasjon av fast ansatte og konsulenter, der man balanserer kostnad mot fleksibilitet og spesialisert kompetanse.

Det er selvfølgelig alltid rom for forbedringer i hvordan konsulenter brukes og hvordan kontrakter utformes. Men den svart-hvite fremstillingen om at konsulenter er "sløsing" mens faste ansettelser alltid er "besparelser", holder ikke vann når man ser nærmere på tallene.

Staten trenger både faste IT-ansatte og konsulenter for å lykkes med digitaliseringsarbeidet. Den reelle diskusjonen bør handle om den optimale balansen mellom disse, ikke om konsulenter per definisjon er "sløsing".

Her kan du lese mer om utregningen vi har gjort.